W powszechnym rozumieniu tak popularna ostatnio praca w domu (home office) jest utożsamiana z pracą zdalną.
Nic bardziej mylnego. Praca zdalna, znana od lat, jest specyficznym zajęciem, które co do zasady nie wymaga obecności pracownika w biurze.
W szczególności są to wszelakiego rodzaju zadania o charakterze projektowym czy twórczym.
Klasycznym przykładem są liczne zawody IT, tworzenie oprogramowania, projektowanie stron, testowanie aplikacji czy tworzenie interfejsów UX (User Experience).
Istotą tej pracy jest to, że wykonywana ona może być na podstawie specyfikacji, która nie wymaga w toku prac wielu zmian czy uzgodnień.
Jednym słowem dostajemy zlecenie, wykonujemy je poza biurem, a po zakończeniu pracy dostarczamy jej wyniki.
Praca zdalna jest wykonywana od lat, zarówno pracownicy jak i pracodawcy znają jej zasady, są przygotowani pod względem organizacyjnym i technicznym.
Z uwagi na pandemię wiele firm postanowiło o masowym wykonywaniu zajęć biurowych w środowisku domowym, czyli postanowiło przejść na tzw. home office.
Proces ten (częściowo z konieczności) został zazwyczaj przeprowadzony bez żadnego przygotowania i oceny biznesowych konsekwencji.
Po prostu – dotychczas w naszych biurach pracowało 100 osób na różnych stanowiskach od pracowników administracyjnych po planistów czy handlowców, zaś w pewnym momencie kierownictwo zdecydowało, że 80% tej załogi zamiast w biurze będzie pracować z domu.
Ponieważ na ogół pracownicy posiadają laptopy i nie ma problemu z dostępem do Internetu, zatem po zainstalowaniu ewentualnie oprogramowania pośredniczącego, mogą oni z powodzeniem łączyć się z systemami ERP w firmie i wykonywać te same zadania, jak gdyby siedzieli w firmowym open space.
Jeżeli jednak sprawa jest aż tak prosta, to w takim razie jaką właściwie funkcje spełniają biura?
Czy w ramach redukcji kosztów nie można byłoby na stałe korzystać z pracowników pracujących z domu?
Pomińmy już nawet kwestie infrastruktury. Nie każdy z przymusowych uczestników home office ma techniczne możliwości pracy w domu – oddzielne pomieszczenie, możliwość izolacji od reszty domowników w szczególności dzieci.
Kwestią kluczową w przypadku masowej pracy w domu jest znacząca utrata kontroli nad pracownikami oraz równie znaczące ograniczenie komunikacji wewnętrznej.
Te dwa aspekty pracy, na co dzień często niedoceniane, stanowią o efektywności tejże pracy.
Po pierwsze w biurze kierownik jest w stanie na bieżąco kontrolować swoich pracowników, dawać im uwagi czy wskazówki, wysłuchiwać informacji zwrotnej. Pracownicy natomiast mogą się swobodnie komunikować między sobą, wymieniając informacje pomocne w wykonywaniu różnych zadań, często o charakterze nieformalnym.
Weźmy przykładowo dział marketingu, w którym pracownicy na bieżąco tworzą cyfrowe kampanie reklamowe dla różnych kategorii czy grup produktów. Będąc w stałym kontakcie mogą oni na bieżąco wymieniać się przeróżnymi szczegółami dotyczącymi stosowanych narzędzi, metod czy efektów samych kampanii.
W przypadku izolacji w home office taka komunikacja zanika prawie do zera.
Wielu menadżerów uważa, że większość problemów komunikacyjnych da się załatwić również zdalnie poprzez organizację video czy telekonferencji.
Problem polega jednak na tym, że nawet najlepiej poprowadzone spotkanie na odległość nie zastąpi komunikacji face-to-face, a ponadto wielu kierowników nie ma pojęcia o efektywnym prowadzeniu tego rodzaju spotkań.
Po pierwsze bowiem, konferencje zdalne prowadzone z udziałem większej liczby pracowników są kompletnie nieefektywne. Z jednej strony prowadzący szybko traci kontrolę nad spotkaniem, z drugiej część pracowników wyłącza się okresowo w momentach, które interesują ich mniej.
Po drugie, pomimo technicznych środków udostępniania danych czy prezentacji, omawianie wyników w sposób zdalny jest równie trudne i zajmujące znacznie więcej czasu niż analogiczne spotkanie w sali konferencyjnej.
Po trzecie wreszcie, podczas telekonferencji znacznie trudniej utrzymać kontrolę nad raportowaniem wyników. Pracownicy zamiast skupiać się na efektach swoich działań wolą raportować wykonane czynności. Niestety często szefowie akceptują taki stan rzeczy, co rzecz jasna jest po prostu stratą czasu ich i podwładnych.
W czasie zamknięcia szkoły, system zdalnego nauczania stał się przedmiotem nieskończonej ilości żartów. Uczniowie nie używali kamer, pozorowali obecność na zajęciach lub uczestniczyli w lekcjach zajmując się w tym samym czasie innymi rzeczami. Podczas sprawdzianów masowo korzystano z pomocy rodziców czy innych źródeł.
Oczywiście w sytuacji home office nie występują aż takie patologie. Jeżeli jednak którykolwiek z pracodawców uważa, iż praca z domu jest chociażby równoważna pracy biurowej, może boleśnie odczuć swoją pomyłkę.PP